الحفظ الرقمي - ليست مجرد نسخة احتياطية

نشرت 30-09-2020 فى


​يوضح Arkivum لماذا الحفظ الرقمي أكثر من مجرد نسخة احتياطية من البيانات والأصول الرقمية

​من المفاهيم الخاطئة الشائعة (التي نسمعها كثيرًا) أن الحفظ الرقمي هو مجرد نسخة احتياطية من البيانات المخزنة الخاصة بك، في مكان ما أو على جهاز USB الذي تحتفظ به في المكتب الخاص بك.

​يبدو هذا صحيحًا بالنسبة لي على المستوى الشخصي. كم منا يقوم بتخزين بياناتنا الخاصة في مختلف خدمات التخزين الخاصة بتقنية السحابة أو في أجهزة إلكترونية خارجية أو علي أجهزة تخزين أخرى؟ وعندما نصل إلى تلك الصورة أو الملف بعد سنوات، هل تعرف مكانها؟ هل هذه البيانات لا تزال متاحة وقابلة للاستخدام؟

لا يقتصر هذا التحدي على الأفراد، ولكنه شيء تواجهه كل منظمة بشكل ما. يسلط تقرير Forrester الضوء حول الهشاشة الرقمية على مثالين حيث فقدت المؤسسات بيانات مهمة لأن تنسيقات الملفات قد تطورت لدرجة أنها لم تعد قادرة على فتح الملفات القديمة.

​”الحفاظ على البيانات يعني أكثر من مجرد إنشاء نسخة احتياطية من بياناتك ؛ يعني حماية البيانات الخاصة بك في بيئة آمنة للوصول إليها وإعادة استخدامها على المدى الطويل “. - جامعة ستانفورد

​هناك المئات من تنسيقات الملفات شائعة الاستخدام في جميع أنحاء العالم وهي تتغير باستمرار بشكل مستمر. هذا سبب واحد فقط يجعل الحجز الرقمي أكثر من مجرد نسخة احتياطية.

​مقدمة عن الحفظ الرقمي

بطريقة مبسطة، الحفظ الرقمي هو عملية ضمان الوصول المستقبلي إلى الملفات والأصول الرقمية، سواء كانت نسخ رقمية أو نسخ أصبحت رقمية. تضمن العملية الوصول إلى هذه الملفات واستخدامها حتى عندما تتطور التنسيقات والتقنيات.

هناك ثلاثة عناصر رئيسية للحفظ الرقمي:

  • ​سهولة الاستخدام: أنت بحاجة إلى ضمان قابلية استخدام الملفات الخاصة بك بمجرد تطور تنسيقات الملفات. غالبًا ما لا يتم أخذ هذا في الاعتبار إلا بعد فوات الأوان بالنسبة للمؤسسة لأنها تدرك أنه لم يعد بإمكانها الوصول إلى ملف. يمكن لأدوات الحفظ الرقمية أن تضمن فحص البيانات الخاصة بك بانتظام وتحديثها بأحدث وأنسب التنسيقات.
  • إمكانية البحث: من المهم أيضًا مراعاة تسجيل جميع البيانات الوصفية المرتبطة بشكل صحيح. في النسخ الاحتياطي العادي، من المحتمل أن تدخل وتحرر كل ملف فردي، لكن هذا لا يستديم على المدى الطويل. في المستقبل، هل سيكون من الممكن البحث في البيانات الخاصة بك بشكل صحيح بحيث يمكنك البحث عن مؤلفين معينين أو معلومات واردة بداخلها؟
  • إمكانية الوصول: كما تمت مناقشته، هناك عدد من التحديات حول الوصول إلى المفاهيم التقليدية للبيانات المدعومة، وتحتاج إلى النظر في إمكانية تدهور البيانات، بالإضافة إلى إمكانية الوصول على المدى الطويل في أي مكان تم تخزين بياناتك فيه.

​يجب أيضًا اعتبار هذه العناصر الثلاثة بمثابة تحدٍ مستمر مستمر بدلاً من عملية الإصلاح لمرة واحدة. الحفظ الرقمي هو عملية معقدة لإدارة الملفات بفعالية بمرور الوقت لضمان الوصول المستقبلي والاستمرار في طرح الأسئلة (بالإضافة إلي ذلك توجد بعض الإستفسارات مثل ما إذا كانت تنسيقات الملفات لا تزال مدعومة ، وهل لا تزال البيانات متاحة وغيرها من الإستفسارات الأخري).

تتضمن التفاصيل الإضافية التي يجب مراعاتها العناصر التالية:

  • ​تقييم مدى الحفاظ على تلك البيانات
  • تحديد نوعية البيانات
  • التحقق من المحتوي
  • وصف نوع المحتوى
  • ضمان الاستدامة
  • التحقق من الأصالة
  • عملية الدخول والتسجيل
  • إضافة بيانات وصفية حول عملية الحفظ

​داخل العديد من المنظمات، من المتوقع أن يقوم عدد قليل من الأشخاص بفحص هذه الأنشطة. في هذه الحالات، يمكن أن يساعد الحفظ الرقمي في تقليل العبء على هذه المجموعات الصغيرة ومساعدتها على التركي على الأنشطة القيمة المضافة الأخرى.

​يمكن أن يساعد الحفظ الرقمي في تقليل العبء على هذه المجموعات الصغيرة ومساعدتها على التركي على الأنشطة القيمة المضافة الأخرى

​من أين أبداً؟

الحفظ الرقمي ليس مفهومًا جديدًا ، ولكنه مفهوم يتزايد أهمية نظرًا لأننا ننتج كميات أكبر من الأصول الرقمية وفي نطاق أوسع من تنسيقات الملفات من مصادر بيانات مختلفة أكثر من أي وقت مضى. قد تحتاج إلى الاحتفاظ بملفات PDF أو رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل الوسائط الاجتماعية أو التسجيلات الصوتية أو منشورات المراسلة الفورية أو حتى المواقع الإلكترونية بأكملها.

كما ناقشنا ، لا يقتصر الحفظ الرقمي على نسخ الملفات الخاصة بك احتياطيًا في مواقع متعددة فقط. تعد خطة النسخ الاحتياطي الرقمي الجيدة أمرًا مهمًا ، ولكنها ليست الجزء الوحيد من الحفظ. لا تكفي النسخ الاحتياطية وحدها للحفاظ على بياناتك على المدى الطويل ولا تتضمن عادةً تسوية تنسيق الملف.

فيما يلي بعض الأشياء المفيدة التي يجب مراعاتها عند التخطيط للحفاظ على أصولك الرقمية:

  1. ​ما الذي تتطلع إلى تحقيقه من خلال الحفظ الرقمي؟
  2. هل تقومون بتوثيق القطع الأثرية ذات الأهمية الثقافية للأجيال القادمة لمعرفة المزيد عن هذه الفترة؟
  3. هل تحتفظ بالبيانات لفترة محددة طبقاً للمتطلبات التنظيمية، لإن القدرة على تنفيذ جدول زمني قوي للاحتفاظ بسير العمل مهمة
  4. ما هي تنسيقات الملفات المختلفة ومصادر البيانات التي تحتاج إلى تضمينها في استراتيجية الحفظ الرقمي الخاصة بك؟
  5. من الذي يحتاج إلىه الوصول منخلال مالمؤسسة أو المجتمع الخاصين بك؟
  6. كم عدد الأصول الرقمية التي تحتاج إلى الحفاظ عليها؟
  7. ما هو عدد الملفات المعنية؟
  8. ما مقدار البيانات التي أحتاجها لإدارتها؟

​الحفظ الرقمي هو مجموعة مستمرة من العمليات. سيحتاج متخصصي المعلومات إلى التحسين والإضافة والتغيير باستمرار بمرور الوقت. يتعلق الحفظ الرقمي بالحفاظ على الأشياء في المتناول لفترات طويلة من الزمن ، والتي يمكن أن تؤدي على المدى الطويل إلى إبقائها حية “إلى الأبد” السياسة المناسبة لليوم الأول ليست هي السياسة التي يمكن استخدامها للسنة الخامسة ، لذا فإن الاستراتيجية المتطورة ضرورية. صنع القرار البشري والتكنولوجيا المبنية لهذا الغرض معًا هما مفتاح الحفظ الرقمي الناجح.

تقدم Perpetua من Arkivum خدمات وبرامج احترافية للمساعدة في إدارة وأتمتة الحفظ وخطط النسخ الاحتياطي والامتثال وسهولة الاستخدام وتكامل الأصول الرقمية.

تعرف علي المزيد

Share this: