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Digitale Langzeitarchivierung – Mehr als nur ein Backup

gepostet 20-10-2020 von Tom Lynam, Marketing Manager bei Arkivum in Bibliotheken


In diesem Gastbeitrag erläutert Tom Lynam, Marketing Manager bei Arkivum, weshalb digitale Langzeitarchivierung und Aufbewahrung so viel mehr ist als nur die Sicherung von Daten und digitalen Objekten.

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass digitale Archivierung dasselbe ist wie eine einfache Sicherung Ihrer Daten; eine Sicherung, die irgendwo in einer Cloud oder auf einem USB-Stick gespeichert wird.

Auf persönlicher Ebene finde ich, ist darin für mich ein Körnchen Wahrheit enthalten. Wie viele von uns speichern ihre eigenen Daten in cloudbasierten Speichermedien, auf externen Festplatten oder anderen Speichergeräten? Wenn wir jedoch Jahre später auf dieses eine Foto oder diese eine Datei zugreifen möchten, wissen Sie dann noch, wo wir diese finden können? Und wenn ja, können wir dann noch darauf zugreifen und sind sie noch nutzbar?

Diese Herausforderung zu bewältigen, gilt nicht nur für Einzelpersonen, sondern ist etwas, mit dem sich auch alle Organisationen in irgendeiner Form auseinandersetzen müssen. Ein Forrester-Report über digitale Fragilität nennt zwei Beispiele, bei denen Organisationen wichtige Daten verloren haben, weil sich Dateitypen weiterentwickelt hatten und die veralteten Dateiformate nicht mehr geöffnet werden konnten.

„Datenarchivierung bedeutet mehr als nur das Erstellen einer Sicherungskopie Ihrer Daten; es bedeutet, Ihre Daten in einer sicheren Umgebung für einen langfristigen Zugriff zu schützen und die Wiederverwendbarkeit sicherzustellen.“ Universität Stanford

Es gibt hunderte Dateitypen, die auf der ganzen Welt verwendet werden, und die sich stetig weiterentwickeln. Dies ist nur einer der Gründe, warum die digitale Langzeitarchivierung so viel mehr als nur ein Backup ist

Digitale Langzeitarchivierung: Eine kurze Einführung

Einfach ausgedrückt ist die digitale Langzeitarchivierung der Prozess, durch den der zukünftige Zugriff auf digitale Dateien und Dokumente sichergestellt wird – unabhängig davon, ob es sich um digitale oder digitalisierte Dateien handelt. Es handelt sich um einen Prozess für die Verwaltung digitaler Materialien, der die langfristige Nutzbarkeit sicherstellt; Die Nutzung bleibt trotz der Weiterentwicklung von Dateiformaten und Technologien möglich.

Drei wichtige Elemente der digitalen Langzeitarchivierung:

  • Nutzerfreundlichkeit: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Dateien weiterhin verwendet werden können, auch wenn sich die Dateitypen ändern. Dies ist ein Punkt, der von Organisationen oft übersehen wird, bis es zu spät ist und ihnen klar wird, dass sie keinen Zugang mehr zu einer Akte oder bestimmten Materialien haben. Tools für die digitale Langzeitarchivierung können sicherstellen, dass Ihre Daten regelmäßig überprüft und auf die neuesten und geeignetsten Formate aktualisiert werden.
  • Durchsuchbarkeit: Es ist auch wichtig, dass alle mit einem Objekt verbundenen Metadaten korrekt erfasst werden. Bei jeder einfachen Sicherung könnten Sie grundsätzlich jede einzelne Datei individuell bearbeiten. Dies ist jedoch auf lange Sicht nicht machbar, da es sehr aufwändig ist. Stellen Sie sich auch die Frage, ob es in Zukunft möglich sein wird, Ihre Daten nach bestimmten Autoren oder Informationen in Dateien zu durchsuchen?
  • Zugänglichkeit: Wie bereits erwähnt, gibt es mehrere Herausforderungen hinsichtlich des Zugangs. Es ist wichtig, die Möglichkeit der Datendegradation und die langfristige Zugänglichkeit im Auge zu behalten.

Diese drei Elemente stellen kontinuierliche Herausforderungen dar und sollten nicht als ein einmaliger Schritt betrachtet werden. Die digitale Langzeitarchivierung ist ein komplexer Prozess, bei dem Dateien im Laufe der Jahre aktiv verwaltet werden müssen, um den zukünftigen Zugriff sicherzustellen. Sie sollten sich immer wieder gewisse Fragen stellen, wie z.B: Welche Dateitypen werden noch unterstützt? Sind die Daten noch zugänglich?

Weitere Punkte, die zu berücksichtigen sind:

  • Beurteilung der Eignung von Dateien für die Langzeitarchivierung
  • Identifizierung
  • Integritätsprüfung
  • Charakterisierung von Inhalten
  • Nachhaltigkeitssicherung
  • Authentizitätsprüfung
  • Zugriffsrechte und Protokollierung
  • Hinzufügen von Metadaten über den Archivierungsprozess

In vielen Unternehmen wird von kleinen Teams erwartet, dass sie all diese Aufgaben erfüllen. In diesen Fällen kann die Automatisierung des Archivierungsprozesses dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Da das Team dann nicht alles gleichzeitig erledigen muss, kann es sich auf bestimmte, wichtige Aufgaben konzentrieren.

Womit sollte begonnen werden?

Digitale Langzeitarchivierung ist kein neuartiges Konzept. Es wird jedoch zunehmend wichtiger, da Unternehmen immer größere Mengen an digitalen Materialien erstellen und in vielseitigen Dateiformaten aus verschiedenen Datenquellen erzeugen. Möglicherweise möchten Sie PDFs, E-Mails, Social-Media-Nachrichten, Sprachaufzeichnungen, Instant-Messenger-Nachrichten oder sogar ganze Webseiten aufbewahren.

Wie bereits erwähnt, ist die digitale Langzeitarchivierung mehr als nur die Sicherung von Backups Ihrer Dateien an verschiedenen Orten. Ein guter digitaler Backup-Plan ist wichtig, aber nicht der einzige Teil der Langzeitarchivierung. Backups allein reichen nicht aus, um Ihre Daten langfristig zu sichern. Sie beinhalten in der Regel zum Beispiel keine Normalisierung der Dateiformate.

Einige wichtige Überlegungen, wenn Sie digitale Materialien langfristig erhalten möchten:

Was möchten Sie mit der digitalen Langzeitarchivierung erreichen?

  • Dokumentieren Sie kulturell wichtige Artefakte für zukünftige Generationen, damit sie mehr über diese Zeit erfahren können?
  • Bewahren Sie die Daten für einen bestimmten Zeitraum auf, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen?
  • Welche Dateiformate und Datenquellen sollten in Ihre Archivierungsstrategie einbezogen werden?
  • Wer sollten in Ihrem Unternehmen und/oder in Ihrer Community Zugriff darauf haben?
  • Welche Menge an digitalen Materialien muss aufbewahrt werden?
  • Wie viele Dateien sind involviert?
  • Wie viele Daten sind involviert?

Die digitale Langzeitarchivierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Information Professionals müssen diesen Prozess im Laufe der Zeit stetig weiterentwickeln, ergänzen und verändern. Bei der digitalen Langzeitarchivierung geht es darum, Dokumente über lange Zeiträume zugänglich zu halten – manchmal sogar „für immer“. Die Richtlinie, die für den ersten Tag des Prozesses vielleicht geeignet ist, ist nach fünf Jahren vielleicht nicht mehr passend. Daher ist es unerlässlich, die langfristige Archivierungsstrategie ständig weiterzuentwickeln. Menschliche Entscheidungsfindung kombiniert mit speziell entwickelter Technologie sind der Schlüssel zum Erfolg der digitalen Langzeitarchivierung.

Perpetua von Arkivum bietet professionelle Services und Software für die Verwaltung und Automatisierung des Langzeitarchivierungsprozesses, die Erstellung von Backup-Plänen, die Einhaltung von Standards, die Sicherstellung der langfristigen Datennutzbarkeit und die Integration digitaler Materialien.

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