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Fünf Tipps, wie Sie einen Business Case für Ihre Bibliothekswebsite erstellen können

gepostet 19-05-2020 in Bibliotheken


Einen Business Case für eine Bibliothekswebsite zu erstellen, kann schwierig erscheinen. Diese fünf Tipps von Stacks können Sie dabei unterstützen.

Sie haben viel Zeit damit verbracht, nach Anbietern von Bibliotheksplattformen zu recherchieren, sich mit ihnen abzustimmen und sie zu bewerten. Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Institution vom besten Ansatz für die Website überzeugen; ein Schritt, der die Verantwortung für das Web-Management in die Hände Ihrer Bibliothek und nicht in die Ihrer IT-Abteilung oder externer Parteien legt. Was ist der richtige Ansatz für die Erstellung eines Business Case? Nutzen Sie diese fünf Tipps von Stacks, um einen optimalen Business Case für Ihre Bibliothekswebsite zu erstellen.

1. Zeigen Sie den Return-of-Investment (ROI) auf

Die von Ihnen genutzten finanziellen Informationen müssen äußerst umfassend sein. Beschreiben Sie alle kostenfreien Elemente einer Bibliothekswebsite und zeigen Sie auf, dass Kosten gespart werden können, wenn Sie die Website selbst pflegen. Geben Sie beispielsweise an, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis eine Aktualisierung für die Website verarbeitet ist und welche Kosten hierfür anfallen, oder welche Auswirkungen es auf die Nutzung haben kann, wenn bestimmte Elemente nicht funktionieren und gewartet werden muss, bis die Partei, die Ihre Website verwaltet, Zeit hat, den Fehler zu beheben.

Wenn Sie eine “Selbstbedienungs“-Websiteplattform für Ihre Bibliothek nutzen möchten, schätzen Sie, wie viel Zeit die Mitarbeiter sparen werden, die sie dann ihrem speziellen Fachgebiet widmen können. Auch wenn anekdotische Daten interessant sein können, ist es wichtig, einen Weg zu finden, um den Zeitverlust, die Auswirkungen auf die Nutzung und die IT-Kosten für die Wartung der Website zu quantifizieren.

2. Erläutern Sie den Bedarf

Hier sollten Ihre Nutzer im Vordergrund stehen. Betonen Sie nicht nur das Nutzerverhalten, das Sie selbst identifiziert haben, sondern auch Trends und Erkenntnisse aus dem Markt. Beispielsweise nimmt die Internetnutzung auf Smartphones immer weiter zu und übersteigt die Nutzung mit Desktop-Computern. Inwieweit entspricht Ihre aktuelle Bibliothekswebsite diesem Trend? Gibt es Lösungen, die eine optimierte mobile Nutzerumgebung bieten, ohne dass Entwicklungs- oder IT-Arbeiten erforderlich sind?

3. Stellen Sie Ihren Plan vor

Eine inhaltliche Zusammenfassung bietet einen guten allgemeinen Überblick über Ihren Business Case. Darüber hinaus ist es gut, in eine detailliertere Planbeschreibung einen praktischen Zeitplan, Zielvorgaben und Leistungsindikatoren sowie Teammitglieder und Projektleiter und ihre Rollen im Projekt aufzunehmen. Sie haben bereits die Kosten und Bedürfnisse bestimmt, jetzt ist es an der Zeit, das „Wie“ und „Warum“ zu beschreiben. Indem Sie einen Implementierungsplan, Zeitplan und Ziele aufstellen, geben Sie eine Roadmap vor, um den Veröffentlichungstermin Ihrer Website zu halten.

4. Identifizieren Sie mögliche Risiken

Jede Veränderung birgt potenzielle Risiken. Versuchen Sie, diese zu kategorisieren, z. B. in große Hindernisse, minimale Auswirkungen usw. Erwähnen Sie, wie Ihr Team oder der Lieferant Ihrer Plattform mit diesen Risiken umgeht.

5. Legen Sie Strategien fest

Wie wird diese Veränderung in einem Jahr, zwei Jahren und fünf Jahren aussehen? Welche spezifischen Strategien, Erweiterungen oder Verbesserungen möchten Sie in diesem Zeitraum umsetzen und was bedeuten diese Strategien für den Ressourceneinsatz, den Personaleinsatz und die Wahrnehmung der Bibliothek?

Es kann eine Herausforderung sein, Ihre Institution davon zu überzeugen, die Verwaltung der Bibliothekswebsite in die Hände der Bibliothek zu legen. Aber wenn Ihr Business Case auf den richtigen Informationen aufbaut und Sie eine Plattformlösung gefunden haben, die für Ihr Team funktioniert, wird sich dies letztendlich positiv auf die Endnutzer, Teammitglieder, IT-Abteilung und auf die finanziellen Ergebnisse auswirken.

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