Comment promouvoir, au sein de votre entreprise, les ressources documentaires utiles à la recherche?

Publié le 03-07-2019 dans la section Entreprises

Les ressources documentaires utiles à la recherche – telles que les bases de données, les e-books, les revues, les services logiciels (ou produits SaaS), etc. – représentent un investissement important pour de nombreuses entreprises. Lorsqu’elles sont soigneusement sélectionnées par des professionnels de l’information et/ou experts métiers, elles constituent des sources d’informations fiables et donnent souvent accès à du contenu exclusif. En ce sens, elles peuvent s’avérer essentielles pour aider les collaborateurs de l’entreprise à conduire des travaux de recherche approfondis. Malgré cela, ces ressources sont souvent peu connues, oubliées ou négligées par les salariés à qui elles profiteraient ; ce qui a pour conséquence un taux d’usage relativement bas des ressources du centre de documentation de l’entreprise et un faible ROI.

Pour garantir que ces ressources sont correctement utilisées, vous avez – en tant que professionnel de l’information – la responsabilité d’en faire la promotion à travers toute l’entreprise. Les quelques étapes décrites ci-dessous vous aideront à créer un programme Marketing simple pour faire connaître les ressources, qui au sein de votre entreprise, peuvent être utiles à ceux qui s’engagent dans des travaux de recherche.

Etape 1 : Elaborez votre plan

Pour lancer une campagne de promotion efficace, vous devez commencer par établir un plan et créer un document qui précise les informations suivantes :

  • Quel(le) est le public/la cible à sensibiliser ? Pour répondre à cette question, vous devez vous en poser plusieurs autres : Dois-je cibler des départements spécifiques ? Dois-je me concentrer sur les nouveaux salariés ou cette campagne fonctionnera-t-elle aussi pour les salariés ayant une certaine ancienneté dans l’entreprise ? Ai-je besoin de définir des messages différents en fonction du niveau d’expérience des personnes à toucher avec cette campagne ? Dans tous les cas, soyez précis en ce qui concerne votre auditoire.
  • Quel est le message à véhiculer ? Créez un message court et simple pour votre campagne. Rappelez-vous qu’il est plus efficace de montrer aux employés comment ces produits peuvent les aider, plutôt que de simplement énumérer les caractéristiques de chaque produit.
  • Quelles tactiques adopter ? Les tactiques font référence aux circuits et canaux de communication que vous utiliserez pour faire passer votre message. Par exemple, ce peut être une campagne d’e-mails, des actions sur les médias et réseaux sociaux, des articles de blogs, des contenus Web, etc.
  • Quel calendrier pour cette campagne ? Décidez des échéances clés de votre campagne : quand est-elle supposée commencer et se terminer ? À quelle fréquence les communications seront-elles envoyées ?
  • Quels sont les objectifs de cette campagne ? Soyez prêt à mesurer le succès de votre campagne à l’aide d’indicateurs. Un bon objectif de départ pourrait ainsi être d’augmenter de tant de pourcent le taux d’utilisation de ces ressources.

Etape 2 : Créez du contenu personnalisé

Une fois que vous aurez terminé votre plan, vous aurez une idée exacte des types de messages à utiliser pour promouvoir vos ressources et du moment où vous en aurez besoin. Il est important que vous puissiez créer une variété de contenus qui puissent atteindre les employés via différents canaux. Ainsi, par exemple, vous envisagez de diffuser un message e-mail, mais il se peut que celui-ci ne touche pas l’ensemble de la cible définie. Vous pouvez alors vous assurer de couvrir toutes vos bases en répétant le même message dans un post LinkedIn et sur une affiche que vous accrocherez dans la salle de repos de l’entreprise par exemple.

Parmi les canaux les plus populaires et efficaces, citons :

  • Les Courriers électroniques contenant un message simple et diffusé à heure fixe.
  • Les Vidéos pouvant être affichées sur l’intranet de l’entreprise
  • Les PowerPoints pouvant être utilisés ou dans le cadre de sessions de formation ou indépendamment
  • Les Webinaires pour aider les collaborateurs de l’entreprise à résoudre un problème en temps réel
  • Les Dépliants imprimés et distribués aux salariés
  • Les annonces sur les Réseaux Sociaux pour sensibiliser vos cibles sur le ton de l’humour

Pour vous assurer que vos ressources sont correctement et largement utilisées, vous devez les promouvoir dans toute l’entreprise.

Autant que possible, créez du contenu personnalisé pour vos collaborateurs. Le simple fait d’ajouter le logo et les couleurs de votre entreprise les aidera à associer l’entreprise au matériel promotionnel qui leur sera adressé.

Etape 3 : Lancez votre programme

Une fois la planification de la campagne terminée et les messages créés, le lancement de votre programme devrait être un jeu d’enfant. Vous vous en tiendrez à votre plan initial – défini et décrit à la première étape - mais vous devrez aussi faire preuve de souplesse. Analysez vos campagnes autant que possible et adaptez-les à mesure que vous constatez que certaines tactiques sont plus efficaces que d’autres.

Etape 4 : Informez régulièrement les collaborateurs de l’entreprise

La promotion de vos ressources est un projet continu. Idéalement, vous communiquez avec les salariés de l’entreprise selon un rythme régulier - que ce soit une fois par semaine ou une fois par trimestre. Dans tous les cas, veillez à créer un calendrier de campagne afin de planifier votre communication à l’avance. Vous devez également vous assurer de créer de nouveaux documents et de faire des annonces à l’échelle de l’entreprise chaque fois qu’un changement ou une mise à jour intervient au niveau d’un produit ou d’un processus existant.

Revoyez ensuite régulièrement votre plan original - il est recommandé de le faire tous les trimestres. Voyez quelles mises à jour doivent être faites et comment vous pouvez maintenir, en continu, la communication avec les collaborateurs de l’entreprise.

EBSCO est là pour vous aider

En tant que client EBSCO, vous avez accès à du matériel promotionnel personnalisable prêt-à-l’emploi relatif à plusieurs de nos produits. Parcourez notre site EBSCO Connect pour trouver des logos, des dépliants, des guides d’utilisation, des modèles de messages à diffuser par courrier électroniques et bien plus encore. Ces outils peuvent facilement être adaptés à vos besoins et intégrés à votre campagne Marketing interne. Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez sur le site, demandez conseil à votre interlocuteur commercial habituel.

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