Qu’est-ce que la préservation numérique ?

Publié le 23-01-2020 par Emma Davenport dans la section Bibliothèques

Avez-vous récemment tenté d’accéder, sans logiciel spécifique, aux fichiers WordPerfect que vous avez créés au cours des années 90 ? Vous êtes-vous déjà demandé ce qu’il se passerait si Adobe mettait fin demain à la prise en charge d’Adobe Illustrator et que vous ne pouviez plus accéder aux documents que vous créez sous ce format ? Pour lutter contre l’obsolescence des formats électroniques et des applications informatiques, et assurer la viabilité des fichiers, il est nécessaire d’envisager leur conservation sous forme numérique.

La Digital Preservation Coalition (DPC) définit le concept de préservation numérique comme étant “la série d’activités de gestion indispensables pour assurer un accès continu aux documents numériques aussi longtemps que nécessaire… [la préservation numérique] fait référence à toutes les actions requises pour maintenir l’accès aux documents numériques au-delà des limites d’une défaillance de support ou de changements technologiques et organisationnels”.

Il s’agit donc du processus qui permet d’assurer la pérennité de l’accès aux fichiers et ressources électroniques, qu’ils soient numériques d’origine ou numérisés. Ce processus vise à s’assurer que des documents numériques seront utilisables à long terme, même si les supports, les formats de fichiers et les technologies évoluent.

La préservation numérique ne consiste pas seulement à sauvegarder des fichiers en plusieurs endroits. Ces actions seules ne suffisent pas. Et même si la mise en place d’un plan de sauvegarde numérique minutieux est des plus importantes, cela ne représente qu’une infime partie de la stratégie de préservation sur le long terme.

La préservation numérique regroupe, en effet, de nombreux aspects, incluant :

  • L’évaluation de l’intérêt du recours à la préservation
  • L’identification
  • La vérification de l’intégrité
  • La caractérisation du contenu
  • L’assurance de la durabilité
  • La vérification de l’authenticité
  • Les modalités d’accès et l’enregistrement
  • L’ajout de métadonnées relatives au processus de préservation

Dans de nombreuses entreprises et organisations, ces tâches sont placées sous la responsabilité d’une équipe de taille restreinte. Dans ces conditions, il peut être utile d’automatiser le processus de préservation numérique pour notamment réduire la charge de travail que cela représente et permettre aux collaborateurs à qui ce travail est confié, de se concentrer plus spécifiquement sur certaines activités clés.

Notons qu’aujourd’hui nous générons des quantités de plus en plus importantes de documents numériques, dans une plus grande variété de formats et à partir d’un plus grand nombre de sources de données. La préservation numérique est devenue un enjeu stratégique qui concerne tout autant des PDF que des messages électroniques, des posts de médias sociaux, des enregistrements vocaux, des échanges de messagerie instantanée ou encore des sites Web entiers. Dans ce contexte, les stratégies de préservation peuvent largement varier d’une organisation à une autre.

Listées ci-dessous se trouvent quelques-unes des questions à prendre en compte lorsque l’on planifie la préservation de documents numériques :

1. Quel est votre objectif en matière de préservation numérique ?

  • S’agit-il de documenter des artefacts importants sur le plan culturel, pour permettre aux générations futures de mieux comprendre notre période ?
  • S’agit-il de conserver des données pendant une période déterminée, conformément aux exigences réglementaires ?

2. Quels sont les différents formats de fichiers et les sources de données à prendre en compte dans la stratégie de préservation numérique ?

3. Qui aura besoin d’accéder aux données préservées au sein de votre organisation, de votre communauté ?

4. Quelle quantité de documents numériques doit être préservée ?

  • Combien de fichiers sont concernés ?
  • Combien d’octets cela représente-t-il ?

La préservation numérique est faite d’un ensemble de processus que les professionnels qui en ont la responsabilité doivent continuellement affiner, compléter et modifier car bien souvent, la politique de conservation qui est appliquée au premier jour n’est plus adaptée quelques années plus tard. De ce fait, il est essentiel de mettre en place une stratégie évolutive en combinant la prise de décision humaine et les technologies de préservation. C’est ce principe - clé d’un processus de préservation numérique réussi - qui sous-tend le fonctionnement de Perpetua d’Arkivum, une offre de solutions logicielles et de services professionnels destinés à aider à la gestion et à l’automatisation du processus de préservation des documents numériques.

Emma Davenport - Marketing Manager, Arkivum
Partenaire de confiance en matière de préservation numérique et de gestion des données sur le long terme

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