Télétravail : Manager à distance en temps de crise

Publié le 03-06-2020 dans la section Entreprises Bibliothèques

Alors que de nombreux salariés continuent de télé-travailler pour contribuer à la prévention de la propagation du COVID-19, EBSCO met sa pierre à l’édifice en ouvrant l’accès à certains des contenus et conseils disponibles sur Accel5®, sa plateforme de micro-apprentissage. Y sont, par exemple, accessibles des articles et des résumés d’ouvrages sur le développement de compétences, la gestion d’équipes à distance ou la gestion du stress dans le cadre de situations exceptionnelles (telles que la pandémie de COVID-19 actuelle).

L’objectif d’Accel5® est d’aider les entreprises – et par extension les professionnels qui y évoluent – à renforcer leurs compétences et à exploiter leur plein potentiel. Aujourd’hui plus que jamais, EBSCO veut faire d’Accel5 une source d’informations utiles face aux nouveaux défis que nous devons relever dans un contexte de travail en constante évolution.

A cet effet, le contenu d’Accel5 est régulièrement mis à jour et enrichi de nouveaux contenus incluant des conseils sur les bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles, la gestion des imprévus, le management d’équipes… - également, du point de vue du « télétravail ».

Dans les circonstances exceptionnnelles actuelles, ce contenu est accessible à tous, que vous disposiez ou non, d’un abonnement à Accel5. Quels que soient vos besoins - travailler efficacement à domicile, trouver un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée, rafraîchir ou renforcer vos compétences en matière de leadership -, Accel5 peut certainement vous être utile et vous fournir - par exemple – quelques clés pour vous aider à manager efficacement vos équipes en télétravail.

Créez des attentes claires

Selon l’auteur et coach professionnelle Sue Powell, il existe une technique simple de coaching pour aider les cadres à responsabiliser leurs équipes à domicile. Elle consiste à poser trois questions élémentaires :

  • “Que prévois-tu de faire ?” Cette question responsabilise le collaborateur en lui donnant la possibilité d’indiquer comment il prévoit de travailler à domicile et de décider lui-même de ce qui fonctionne le mieux dans sa situation.
  • “Quand penses-tu faire cela ?” Avec cette question, vous clarifiez ce que vous attendez de votre équipe. Lorsque les délais et les échéances sont clairs, il y a moins de risques de confusion.
  • “Comment saurai-je qu’un projet est terminé ?” Demandez aux membres de votre équipe de vous confirmer la fin d’une tâche afin d’éviter toute confusion.

Organisez des réunions virtuelles efficaces

Lorsque votre équipe et vous avez établi les nouvelles modalités de votre relation professionnelle, il peut être utile de déterminer la fréquence à laquelle il est opportun de vous « réunir » pour faire le point. Vous pouvez opter pour une réunion hebdomadaire au cours de laquelle vous partagerez les progrès et les mises à jour. Ces réunions peuvent être relativement informelles, mais elles sont importantes. Un contact régulier peut prévenir les malentendus, et il est également bon de faire savoir à vos collaborateurs que vous ne les oubliez pas, même s’ils sont physiquement éloignés.

Pour animer des réunions virtuelles efficaces, il faut de la préparation, de l’énergie, de la concentration et de la discipline. Le livre 20 Minute Manager: Running Virtual Meetings.de la Harvard Business Review Press fournit quelques lignes directrices utiles pour optimiser les réunions virtuelles.

Posez-vous les questions suivantes :

  • “Cette réunion est-elle nécessaire ?” Lorsque vous planifiez une réunion virtuelle, il est important de vérifier si elle est vraiment nécessaire. Réfléchissez à l’objectif de la réunion, aux personnes essentielles pour atteindre cet objectif et demandez-vous si le moment est bien choisi. D’une manière générale, le contexte de pandémie actuel est propice à nous faire prendre conscience du nombre de réunions qui auraient pu être traitées par un simple message éléctronique.
  • “Qu’est-ce que j’attends de cette réunion ?” Rassemblez des informations à l’avance et établissez toujours un ordre du jour. Avant la réunion, fixez-en l’objectif, clarifiez le processus, le rôle des participants… A ce moment-là, si vous découvrez que la réunion est susceptible de ne pas déboucher sur un plan d’actions, il n’est peut-être pas utile de l’organiser.
  • “Est-ce que je fais bon usage de la technologie ?” Vous avez établi qu’il est justifié d’organiser une réunion ? Vérifiez ensuite si vous utilisez la bonne technologie de communication. Le succès des réunions virtuelles dépend de la technologie utilisée (simplicité d’accès, d’utilisation, etc.). Si la bonne plateforme n’est pas utilisée, les membres de l’équipe peuvent ne pas être capables ou simplement désireux d’y participer activement.
  • “Suis-je prêt pour animer cette réunion ?” Il est important de pouvoir diriger vos réunions virtuelles de manière fluide et contrôlée. Veillez à vous connecter en amont afin de tester la plateforme utilisée et à faciliter la conversation.
  • “Et ensuite, quel est le plan d’actions ?” Ne quittez jamais une réunion sans instructions spécifiques pour le suivi ou la répartition des actions à mener. Vous et votre équipe devez avoir une idée précise de ce qui doit être fait pour la prochaine réunion.

Dirigez avec bienveillance

Ce dernier conseil est peut-être le plus important. En période d’incertitude, il est important de diriger votre équipe avec bienveillance et compréhension. Diriger une équipe à distance présente des défis uniques. Toutefois, les principes de leadership demeurent, quel que soit l’endroit où vous - ou votre équipe - vous trouvez.

Etant contraint de « manager à distance », il est possible que les conversations avec vos collaborateurs puissent parfois sembler un peu forcées, car il y a de grandes chances que chacun d’entre vous essaie de couvrir le plus de points possibles dans un laps de temps relativement court. Comme vous ne vous rencontrez plus à la machine à café ou dans le couloir, comme cela est le cas lorsque vous êtes au bureau - toute interaction doit être intentionnelle et délibérée. Lorsque vous communiquez via les réseaux sociaux, le téléphone, le courrier électronique ou toute autre plateforme numérique, cela ne mène pas au même type d’interaction personnelle que les conversations en face à face.

Dans The Long-Distance Leader, Kevin Eikenberry et Wayne Turmel donnent quelques conseils supplémentaires pour un leadership à distance réussi :

  • Concentrez-vous, en priorité, sur votre équipe. Bien que vos collaborateurs soient toujours au travail, il est important de garder à l’esprit leurs aspirations et leur situation spécifique(s). Les parents dont les enfants ne peuvent pas aller à l’école sont susceptibles de se trouver dans une situation différente de celle des employés qui n’ont pas d’enfants à la maison. Le bien-être de vos employés passe toujours avant tout.Les comportements humains les plus basiques ne changent pas. Mieux vous comprendrez les principes fondamentaux de la psychologie humaine (par exemple les peurs, les souhaits et les besoins), mieux vous réussirez en tant que manager.
  • Votre rôle de leader reste le même en présentiel ou à distance. Vous devez continuer à vous concentrer sur l’encadrement des équipes, la communication des attentes, la définition des objectifs, quel que soit l’endroit où vous et les membres de votre équipe êtes situés.
  • Les attentes en termes de résultats restent les mêmes également. Que vous soyez présents au sein de l’entreprise ou en télétravail, les contraintes sont les mêmes ; vous devez respecter des délais, atteindre des objectifs, gérer des budgets et des projets prioritaires… Trouvez un mode de travail qui vous permette, à vous et à vos équipes, de performer tout en tenant compte de ces contraintes.

Plus de ressources

Apprendre à travailler dans un nouvel environnement peut être difficile, mais il existe d’innombrables ressources pour vous aider à vous adapter. Pour plus d’informations sur le travail à distance, consultez le site Accel5.

Accéder au site Accel5

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