Om u een betere ervaring op onze website te geven, maken wij gebruik van cookies Voor meer informatie over hoe wij cookies gebruiken, kunt u ons privacybeleid raadplegen.

Leidinggeven op afstand: Management tijdens COVID-19

Geplaatst op 07-04-2020 in Bedrijven

In deze tijd waarin zo veel mensen thuis werken en de ideale balans tussen werk en privéleven proberen te vinden, biedt Accel5® toegang tot artikelen en samenvattingen die kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan informatie die helpt thuiswerkvaardigheden te ontwikkelen, vanuit huis een team aan te sturen of stress te verlichten tijdens de COVID-19-pandemie.

Het team van Accel5 hoopt dat u uw en uw naasten veilig en in goede gezondheid zijn. Ons doel is altijd geweest om bedrijven en individuen te helpen het beste uit zichzelf te halen. Nu, meer dan ooit, hopen we een bron te kunnen zijn die u helpt om te gaan met continu veranderende werkomstandigheden en nieuwe uitdagingen, zowel op professioneel vlak als daarbuiten.

We bieden daarom nu naast de reguliere content toegang tot extra video’s en boeksamenvattingen met tips over virtuele vergaderingen, de aanpak van onverwachtse problemen, en leidinggeven aan teams – allemaal vanuit het oogpunt van thuiswerkers. Deze content is beschikbaar voor iedereen, met of zonder abonnement op Accel5. Of u nu op zoek bent naar manieren om effectief vanuit huis te werken, een balans te vinden tussen werk en privéleven, of uw leiderschapsvaardigheden wilt bijspijkeren, Accel5 heeft bronnen die kunnen helpen.

Schep duidelijke verwachtingen

Volgens carrièrecoach en auteur Sue Powell is er voor leidinggevenden een eenvoudige coaching-techniek die helpt verantwoordelijkheid te creëren in medewerkers die vanuit huis werken, namelijk het stellen van de volgende drie simpele vragen:

  • “Wat ga je doen?” Deze vraag geeft medewerkers de verantwoordelijkheid om aan te geven hoe zij van plan zijn vanuit huis te gaan werken en zelf te beslissen wat het beste werkt in hun situatie.
  • “Wanneer ga je dat doen?” Met deze vraag zorgt u voor duidelijkheid over wat er van uw team verwacht wordt. Wanneer tijdlijnen en deadlines duidelijk zijn, is er minder kans op verwarring. Meestal wordt de eerste, en soms ook de tweede, vraag vastgelegd in notulen of een gesprekssamenvatting.
  • “Hoe weten we dat je het gedaan hebt?” Vraag de personen die direct aan u rapporteren om aan u te bevestigen wanneer een taak voltooid is, zodat er geen verwarring kan ontstaan.

Houd succesvolle virtuele vergaderingen

Zodra uw team en u de nieuwe werksituatie hebben opgebouwd, kunt u bepalen hoe vaak u met hen wilt bijpraten. Stel bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering voor waarin jullie voortgang en updates delen. Deze meetings kunnen relatief informeel zijn, maar zijn wel belangrijk. Regelmatig contact kan miscommunicatie voorkomen, en het is ook goed uw team te laten merken dat het feit dat zij, ook al zijn zij uit het oog, niet uit het hart zijn.

Voor het leiden van effectieve virtuele vergaderingen zijn voorbereiding, energie, focus en discipline nodig. Het boek 20 Minute Manager: Running Virtual Meetings van Harvard Business Review Press geeft de volgende richtlijnen voor het optimaliseren van virtuele meetings.

Stel uzelf de volgende vragen:

  • “Is deze vergadering nodig?” Bij het inplannen van een virtuele meeting is het belangrijk om na te gaan of deze wel echt nodig is. Denk na over het doel van de vergadering, de essentiële personen om dat doel te bereiken en of de timing goed is. Deze moeilijke tijden zullen u doen beseffen hoeveel meetings eigenlijk met een e-mail afgehandeld hadden kunnen worden.
  • “Wat wil ik eruit halen?” Verzamel vooraf informatie en stel altijd een agenda samen. Verduidelijk vóór de vergadering het meetingproces, de protocollen, etiquette en de rollen van de deelnemers. Als u er op dit moment achter komt dat de vergadering waarschijnlijk niet tot actiepunten zal leiden, is het wellicht het organiseren niet waard.
  • “Maak ik goed gebruik van technologie?” Heeft u besloten da teen meeting noodzakelijk is? Bekijk dan of u de juiste communicatietechnologie gebruikt. Het success van virtuele vergaderingen hangt af van de techniek. Wanneer niet het juiste platform gebruikt wordt voor het hosten, kunnen of willen teamleden wellicht niet actief deelnemen. Het kan handig zijn een technisch persoon aan te wijzen die tijdens de meeting helpt bij eventuele technische problemen.
  • “Ben ik er klaar voor?” Leid de vergadering op een vlotte en gecontroleerde manier. Zorg ervoor dat u vroeg inlogt, alle technologie test en het gesprek op kalme en gedisciplineerde wijze faciliteert.
  • “Welke actiepunten zijn er?” Verlaat nooit een meeting zonder specifieke instructies voor opvolging of toewijzing van actiepunten. Zowel u als uw team moet een duidelijk beeld hebben van wat er gedaan moet worden voor de volgende vergadering.

Leid met compassie

Deze laatste tip is misschien wel de belangrijkste. In onzekere tijden is het belangrijk uw team te leiden met compassie en begrip. Leidinggeven aan een team op afstand brengt unieke uitdagingen met zich mee. De principes van leiderschap blijven echter overeind, ongeacht waar u – of uw team – zich bevindt.

Als manager op afstand kunnen gesprekken met uw teamleden soms wellicht wat geforceerd aanvoelen, omdat de kans groot is dat u beiden probeert zo veel mogelijk punten in een relatief klein tijdslot te behandelen. Omdat u elkaar niet meer tegenkomt bij de koffieautomaat of in de gang, zoals dat het geval zou zijn wanneer u allemaal op kantoor bent, moet elke interactie een intentie hebben en weloverwogen zijn. Wanneer u communiceert via sociale media, telefoon, e-mail of een ander digitaal platform, leidt dat niet tot dezelfde soort persoonlijke interactie als face-to-face gesprekken.

Kevin Eikenberry en Wayne Turmel geven in The Long-Distance Leader nog enkele adviezen voor succesvol leidinggeven op afstand:

  • Uw primaire focus zijn uw mensen. Hoewel uw medewerkers gewoon nog aan het werk zijn, is het belangrijk hun specifieke wensen en situatie in gedachten te houden. Ouders met kinderen die niet naar school kunnen, bevinden zich waarschijnlijk in een andere situatie dan medewerkers die geen kinderen thuis hebben. Het welzijn van uw medewerkers staat altijd op de eerste plaats.
  • Basisgedrag verandert niet. Hoe beter u de fundamentele principes van de menselijke psychologie begrijpt (bijvoorbeeld angsten, wensen en behoeften), hoe meer success u zult hebben als manager.
  • Uw rol als leider blijft hetzelfde. U moet zich blijven richten op het coachen en sturen van medewerkers, het communiceren van verwachtingen, het stellen van doelen en het leiden van uw team – ongeacht waar u en uw medewerkers zich bevinden.
  • Er zullen altijd outputverwachtingen zijn. U zult nog altijd te maken hebben met deadlines en doelstellingen, budgetten die beheerd moeten worden en projecten met een hoge prioriteit die afgerond moeten worden. Zoek een werkwijze die het zowel voor u als voor uw medewerkers mogelijk maakt succesvol te zijn.

Meer bronnen

Leren werken in een nieuwe omgeving kan lastig zijn, maar er zijn talloze bronnen beschikbaar om u en uw team te helpen zich aan te passen aan de nieuwe situatie. Bezoek Accel5 voor meer informatie.

Bekijk meer gratis bronnen van Accel5

Share this: