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数字信息保存—不仅仅是备份资源那么简单

在 13-10-2020 于 图书馆

本文中,Arkivum分享了为何数字信息保存不仅是数字和数据资产的备份技术。

有一个很普遍的错误观念(也是我们听到非常多次的),就是认为数字保存不过就是数据的备份而已,它是存在某个云端,或者存放在置于抽屉内的USB当中。

对个人来说的确如此。我们当中有多少人都是将自己的数据存放在多种不同云端的储存服务、外接式硬盘,或者其他的储存设备中?而且,在多年之后,当我们要找出那张照片或档案时,您会知道它现在存放在哪里?即便档案还找得到,数据还能访问使用吗?

这个难题不是许多个人所独有,在某种形式上,也是每所机构共同面临的棘手问题。一份关于数字弱点的Forrester Report报告特别提出两个例证来阐明:由于文件格式已经演变,以至于它们无法开启旧的档案,因此这些机构就失去了非常重要的数据。

“数据保存不只是将数据做成一个拷贝的备份文件。此技术还意味着将我们的数据保护在一个安全环境,以便长期存取并重复使用。” –史丹佛大学

全球目前广泛使用的文件格式有数百种,并且这些文件格式还在不断调整转变。这也正是数字保存技术不只是备份的原因所在。

数字信息保存简介

简单来说,不论数据原本就是以数字方式产生,还是数字化之后的版本,数据保存就是要确保将来可取得数字档案与资产的过程,无论格式和技术是否发展变化。

数字信息保存的3个主要因素:

  • 可使用性: 一旦文件格式有所调整、转变,我们就必须确定档案仍可使用。一所机构通常都不太会考虑这个问题,所以等到察觉自己无法再开启档案时,通常为时已晚。而数字保存工具技术能确实将我们的数据定期排定检查且会将档案定期更新成最新、最适合的文件格式。
  • 可检索性: 同样重要的是考虑所有相关后设数据都正确加以记录,在一般备份中,我们有可能会进入每份个别档案进行编辑,但从长远的角度来看,这不是长久之计且未来也不确定是否还有可能正确检索数据,以便让我们能寻找包含在里面的特定作者或信息?
  • 可访问性: 正如前面所说在面对有关备份资料的传统概念时,的确存在不少问题,另外还必须考虑到数据劣化的可能及如何能长期进入数据存放的任何位置。

上述三项重点也必须视为持续发生的挑战,而非一劳永逸的解决途径。数字保存技术是一种长时间不断进行管理档案的复杂过程,以便未来能确实取得档案的方式,且需不停地提出各种疑问(包括文件格式是否继续取得支持、该数据是否仍能开启等等)。

此技术额外需考虑的各种细节还包括:

  • 资源保存的价值评估
  • 数据标识
  • 资源完整性验证
  • 资源内容鉴定
  • 确保资源永续存取
  • 资源验证机制
  • 登入存取许可
  • 资源保存时加入元数据数据

很多企业组织期望用较少人来做所有的事情。在这种情况下,自动化数字资源保存能适时减轻团队工作量并协助馆员能更专注于相关核心工作任务。

该如何开始进行?

数字保存技术并非新构想,但随着我们从不同的数据源产生比以往更大量的数字资产及更多种文件格式,其保存的重要性也就跟着与日俱增。这当中我们或许会需要保存PDF文件、电子邮件、社群网站留言、语音录音文件、即时消息文章或甚至是整个网站内容。

就如同我们前面提到的,数字保存技术绝非只是将文件备份在好几个地方。一个好的数字备份计划当然很重要,但保存工作并不仅此而已,光靠备份仍不足以长期保存数据且通常还不包括标准化文件格式的问题。

我们应在进行数字馆藏资源保存计划前,先思考下列几个问题:

  1. 藉由这样的数字资源保存技术能达成什么目标?
  2. 是否正在记录较重要的典藏文物资源来让下一代了解该时期的详细历史记事?
  3. 默认完善的资源保存计划工作流程非常重要,且是否有依照馆藏管理规定并将资源相关数据保留一段时间?
  4. 您在数字资源保存策略中,需要包含哪些不同文件格式和数据源?
  5. 谁会在图书馆和社群机构进行资源存取?
  6. 图书馆有多少数字馆藏资源需进行保存?
  7. 资源保存牵涉到多少文献档案数量?
  8. 资源保存涵盖多少编码字节?

数字保存技术随着时间推移,信息专业工作者会需要不断提升、增加与变更这一整套完整的持续作业程序;数字保存是关于如何在一段很长的时间中,让馆藏对象能持续使用,这如同长时间让档案「永远」保持在有生命状态一样;若只适用在一天的方式并不适合放在第五年的方式,也因此能有一套与时俱进的策略绝对有其必要;人为决策再加上专属的图资技术就是数字数据保存成功的关键所在。

Perpetua by Arkivum能提供专业软件技术服务并协助数据保存、备份计划、兼容合规性、易用性、数字资产整合及自动化管理项目。

本文作者:Tom Lynam

Arkivum资源产品营销经理

Tom目前负责整个公司的各种营销活动,其拥有各种像是技术、知识产权、专业领域的组织营销、产品管理服务等至少 10 年以上工作经验。

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