Welkom bij onze videoserie over EBSCO's FOLIO-diensten. In deze serie willen we u kennis laten maken met EBSCO's diensten voor het FOLIO-bibliotheekserviceplatform (BSP).

Het eerste deel gaat over implementatie — zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over ondersteuning of technisch personeel.
De volgende delen gaan over hosting, informatie over het gebruik van de EBSCO-Knowledgebase, het demonstreren van verschillende workflows, FOLIO-integraties en authenticatie.

Met EBSCO's FOLIO-diensten stellen we u in staat om dit zogenaamde "Next-Generation-bibliotheeksysteem" eenvoudig en soepel te implementeren en te gebruiken.

EBSCO's FOLIO-diensten omvatten: Implementatie, hosting en ondersteuning tijdens het service-abonnement.

Vandaag richten we ons vooral op de implementatie.

Naast het analyseren van de bestaande en gewenste workflows, kijken we ook naar de noodzakelijke implementatiestappen, training en integraties (inclusief externe leveranciers).

Deze ruwe schets beschrijft de stappen die nodig zijn om in bedrijf te gaan met FOLIO zodra de implementatie is voltooid. In de regel verwachten we dat de implementatie negen tot twaalf maanden zal duren voor een complete FOLIO en ongeveer drie tot vier maanden voor EBSCO-ERM.

Alles begint met een interne EBSCO kick-off nadat de overeenkomst is getekend. Alle interne teams worden geïnformeerd en voorzien van de eerste informatie. In de volgende stap wordt de eerste bijeenkomst met de bibliotheek gepland en worden de verantwoordelijken voor de afzonderlijke deelgebieden aangewezen. De eerste diensten worden geactiveerd op het moment dat de FOLIO-instance in gebruik wordt genomen. Er wordt ook een eerste projectplan opgesteld en intern doorgegeven.

De zogenaamde "bijeenkomst van de projectmanagers" is vervolgens de eerste gezamenlijke bijeenkomst van het projectteam van de bibliotheek samen met de implementatiespecialisten van EBSCO. Het doel is dat EBSCO-medewerkers en de bibliotheek elkaar leren kennen en de wederzijdse verwachtingen helder krijgen. De start van het project wordt bepaald, gevolgd door wekelijkse bijeenkomsten. Het projectplan wordt vervolgens voortdurend verfijnd en gedeeld met alle deelnemers. 

In de volgende vergadering worden, indien mogelijk, alle bibliotheekmedewerkers uitgenodigd, om een vertrouwensbasis te creëren. Deze bijeenkomsten zijn voor alle partijen een belangrijk onderdeel van de succesvolle introductie van het nieuwe bibliotheeksysteem.

Gegevensanalyse en het opstellen van het migratieplan vormen de basis voor een solide implementatie. Onze implementatiespecialisten zijn bibliothecarissen met jarenlange ervaring in de bibliotheeksector en nemen dit mee naar de bijeenkomsten met de bibliotheekmedewerkers. Werkprocessen worden gezamenlijk gedocumenteerd in de vorm van zogenaamde "workflow-analyses". Waar nodig worden suggesties gedaan om de werkprocessen te vereenvoudigen of aan te passen.

Na een eerste analyse van de datamigratie worden de volgende stappen besproken met de specialisten van EBSCO. De gegevens die moeten worden gemigreerd, worden vervolgens zo goed mogelijk vastgelegd en gedocumenteerd. De bibliotheek heeft het beste overzicht over de omvang en de volgorde waarin de gegevens worden aangeleverd. De projectmanager voor de datamigratie schat daarom de omvang van de gehele datamigratie in — en maakt op basis daarvan een plan dat de volgende stappen voor de bibliotheek in kaart brengt.

Hier ziet u gladweg een voorbeeld van een implementatieplan.

Alle hier genoemde elementen maken deel uit van de implementatie, die we graag verder bespreken in een persoonlijk gesprek.

Ongeacht wanneer u begint met de FOLIO-implementatie, we installeren altijd de nieuwste en zorgvuldig gecontroleerde FOLIO-versie.

U kunt meer te weten komen over hosting, infrastructuur en ondersteuning in het volgende deel van deze videoserie. We kijken uit naar uw vragen - hartelijk dank!